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Qualität im Fokus
IFS und CAQ-Systeme in der Lebensmittelbranche

Qualität im Fokus – IFS und CAQ-Systeme in der Lebensmittelbranche

Qualität ist, wenn der Kunde zurückkommt und nicht die Ware. Diese kurze Aussage unterstreicht prägnant und präzise die betriebswirtschaftliche Notwendigkeit eines optimal funktionierenden Qualitätsmanagements im Unternehmen. Insbesondere in der Lebensmittelindustrie lässt sich dieser Aspekt verdeutlichen, denn die Hersteller von Lebensmitteln müssen ihre Kunden immer wieder aufs Neue für den Kauf ihrer Produkte gewinnen. Somit ist es neben dem Preis vor allem die Qualität der Waren, die den Kunden im Supermarkt, am Kiosk oder im Tante-Emma-Laden zum erneuten Kauf motiviert.

Qualität im Fokus – IFS und CAQ-Systeme in der Lebensmittelbranche

Ob Schulungs-, Lieferanten-, Dokumenten- oder Servicemanagement: Eine modulare CAQ-Software wie CAQ.Net® ermöglicht es, die Qualität von Produkten zu steigern, zu belegen und aufrechtzuerhalten und damit ein ganzheitliches und unternehmensweit praktiziertes Qualitätsdenken in die Tat umzusetzen.

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser

Lebensmittelkunden verlangen nach Produkten, die preiswert, hochwertig und sicher sind, und fast nirgendwo sonst ist Qualität ein so kristallklares Entscheidungskriterium wie in der Lebensmittelbranche. Neben dem qualitätstechnischen Anspruch an sich selbst wird der Lebensmittelbranche aber auch von extern auf die Finger geschaut: Wohl kein anderes Produkt wird so streng kontrolliert wie unsere Nahrungsmittel. „Qualität zählt“ über das gesamte Agribusiness hinweg, über die Ernährungsindustrie, das Ernährungshandwerk, den Lebensmittelgroßhandel und Lebensmitteleinzelhandel bis hin zur Gastronomie. Auf internationaler Ebene gelten hierzu Standards wie beispielsweise die Anforderungen des British Retail Consortium, GMP, HACCP und die ISO 22000 sowie der International Food Standard (IFS).

Der International Food Standard (IFS)

Während alle eben genannten Standards und Regelwerke sich eignen würden, den Qualitätsdruck innerhalb der Lebensmittelbranche und die Vorteile einer digitalen Qualitätsmanagementlösung wie CAQ.Net® aufzuzeigen, lässt sich dieses anhand des International Food Standard vermutlich am klarsten veranschaulichen.

Der IFS ist ein Standard, welcher der einheitlichen Überprüfung der Lebensmittelsicherheit und des Qualitätsniveaus der Produzenten dient. Er ist einsetzbar für alle Fertigungsstufen, die an landwirtschaftliche Erzeugung anknüpfen und in denen Lebensmittel „bearbeitet“ werden. Zu den Händlern, die den IFS unterstützen und dies von ihren Lieferanten fordern, gehören beispielsweise Metro Group, Edeka, Rewe Group, Aldi, Lidl, Kaufland, Kaiser’s Tengelmann, Auchan, Carrefour Group, EMC – Groupe Casino, Leclerc, Monoprix, Picard, Surgelés, Provera (Cora und Supermachés Match), Système U, COOP, CONAD und Unes.

Lebensmittelsicherheit international

Gegenwärtig sind alle Lebensmittelproduzenten, die den Einzel-/Großhandel mit Handelsmarken beliefern, von einer Auditierung nach dem IFS betroffen, und Händler aus Österreich, Polen, Spanien und der Schweiz unterstützen und nutzen den IFS als ihren Lebensmittelsicherheitsstandard. Zwar wird momentan ein Großteil der Zertifikate in Europa vergeben, doch werden IFS-Zertifizierungen wegen der globalen Warenströme des europäischen Handels überall in der Welt durchgeführt. Da der IFS ein von der GFSI (Global Food Safety Initiative) anerkannter Standard wie SQF, Dutch HACCP und BRC ist, haben auch Händler, wie z. B. Tesco, Ahold, Wal Mart, Metro, Migros und Delhaize, eine Anerkennung aller GFSI-Standards und damit auch des IFS angekündigt.

Anforderungen digital erfüllen

Der IFS fordert die Einrichtung, Dokumentation und Pflege einer Vielzahl von Qualitätsmaßnahmen, deren Umfang die Grenzen von Papier und Stift oder MS Excel sehr schnell sprengen. Es ist daher sinnvoll darüber nachzudenken, inwieweit eine modulare CAQ-Softwarelösung die flächendeckende Qualitätssicherung und Umsetzung des IFS in der Lebensmittelindustrie unterstützen kann. Die Berührungsflächen zwischen einer CAQ-Software und dem IFS sind mannigfaltig und eignen sich gut um zu zeigen, welche Vorteile der Wechsel vom papierbasierten System hin zu einer ganzheitlich digitalisierten Lösung bringt.

Schulungsmanagement

Software für das Schulungsmanagement
Die Qualifikationsmatrix ermöglicht es genau nachzuverfolgen, welcher Mitarbeiter in welchem Bereich Schulungsbedarf hat

IFS Kapitel 3 „Ressourcenmanagement“ (3.2 Personal, 3.3 Schulung und Einweisung) fordert beispielsweise, dass alle Personen, deren Arbeit Einfluss auf die Produktsicherheit, -legalität und -qualität hat, die dafür notwendige Kompetenz durch Ausbildung, Berufserfahrung und/oder Schulungen besitzen müssen. Das Unternehmen soll dokumentierte Schulungs- und/oder Einweisungsprogramme gemäß den Produktanforderungen und den Schulungsanforderungen der Mitarbeiter, entsprechend ihrer Aufgaben, festlegen und ein Verfahren zur Überprüfung der Wirksamkeit der Schulungs- und/oder Einweisungsprogramme implementieren.

Das CAQ-Softwaremodul zum Schulungsmanagement unterstützt bei der Planung, Verwaltung, Dokumentation und Auswertung aller Schulungsmaßnahmen und ermöglicht die Erstellung einer Qualifikations- und Schulungsdatenbank. Die integrierte Qualifikationsmatrix beispielsweise kann genau nachverfolgen, welcher Mitarbeiter in welchem Bereich Schulungsbedarf hat und zu welchem Zeitpunkt dieser fällig wird. Damit können etwa Sicherheitsschulungen oder Fachausbildungen durchgängig überwacht und dokumentiert werden. Schulungen und Schulungsvorlagen, Organisationseinheiten und Qualifikationen sowie Dokumente vom Trainingshandbuch bis hin zur Tischkarte werden in der Software verwaltet.

Automatisierter Ablauf

Wenn eine Schulung angelegt wird, laufen nahezu alle Dokumenterstellungs- und Benachrichtigungsaufgaben automatisch ab. Der jeweilige Mitarbeiter muss sich lediglich für eine Schulung eintragen und die Software leitet direkt die notwendigen Schulungsunterlagen an ihn weiter, erstellt Tischkarten und benachrichtigt ihn bezüglich des Schulungstermins. Nach erfolgreicher Schulung wird die entsprechende Qualifikation in der Datenbank beim Mitarbeiter eingetragen und die Fälligkeit für etwaige Wiederholungen oder notwendige Auffrischungen der Schulung automatisch angelegt.

Lieferantenmanagement

Kapitel 4.4 „Einkauf“ des IFS fordert ein klar dokumentiertes Verfahren, mit welchem der Einkauf zugelieferter Produkte geregelt wird. Das einkaufende Unternehmen muss dementsprechend jene Kriterien definieren, nach denen seine Lieferanten überprüft, ausgewählt und innerhalb der laufenden Lieferantenbeziehung regelmäßig auditiert werden.

Beim Thema Lieferantenmanagement spielt die digitalisierte Vernetzung von Informationen eine besonders große Rolle, denn, um ein aussagekräftiges Lieferantenmanagement zu praktizieren, muss man sämtliche verfügbaren Informationen kombinieren und gemeinsam auswerten können. Die klaren Vorteile einer digitalen Qualitätsmanagementsoftware liegen daher in der Einbeziehung sämtlicher relevanter Berührungspunkte der Lieferanten mit dem eigenen Unternehmen. Alle Daten, Lieferantenselbstauskünfte, Lieferantenaudits, Reklamationen, Risikoanalysen oder Wareneingangsprüfungen, die gesammelt wurden, werden herangezogen und auch für die Lieferantenbewertung verwendet.

Dokumentenmanagement

Software für das Dokumentenmanagement
Erstellen, pflegen, lenken und archivieren von Dokumenten

Innerhalb von Kapitel 2 „Qualitäts- und Lebensmittelsicherheits-Managementsystem“ beschreibt der IFS seine Anforderung an die Dokumentation und Lenkung von Aufzeichnungen. Während Dokumente heute oft noch in Papierform verteilt, archiviert und per Unterschrift bestätigt werden, bieten elektronische Dokumente im Verbund mit einem CAQ-System die Möglichkeit, Versionsverwaltung, elektronische Bestätigung und Änderungsnachverfolgbarkeit digital zu lösen. Mit der Software werden hierbei auch Forderungen nach Zugangssicherheit, Rechteüberwachung, Traceability und Historienmanagement konsequent erfüllt. Ob Erstellung, Pflege, Lenkung oder Archivierung von Dokumenten: Ein digitales Dokumentenmanagementsystem erlaubt es, sämtliche Faktoren der Dokumentenverwaltung unternehmensweit zu steuern.

Servicemanagement

In den Kapiteln 5.8 „Umgang mit Beanstandungen/Reklamationen von Behörden und Kunden“ und 5.9 „Umgang mit Vorfällen, Produktrücknahme, Produktrückruf“ beschreibt der IFS was zu unternehmen ist, wenn die vorgelagerten Qualitätsbemühungen mal nicht ausgereicht haben und es zu einer Beschwerde kommt. Mittels Ishikawa-Diagrammen, der 5-Why-Methode und CAPA unterstützt eine CAQ-Software beim alltäglichen Reklamationsworkflow vom Eingang der Reklamation über deren Abwicklung bis hin zur Kundenrückmeldung, Analyse, Kostenkontrolle und zum Eskalationsmanagement. Ob die Ursache eines Fehlers im vom Zulieferer bezogenen Rohmaterial, mangelhaft geschultem Personal oder einem fehlerhaften Produktionsschritt liegt, kann anhand einer Software und damit vernetzter Informationsbereiche wesentlich einfacher in Erfahrung gebracht werden, als mittels eines papierbasierten Systems.

Die Liste geht weiter

Die Liste von Korrelationen zwischen IFS und den einzelnen Modulen einer CAQ-Softwarelösung könnte man nahezu beliebig weiterführen. IFS Kapitel 5.4 „Kalibrierung, Justierung und Prüfung von Mess- und Überwachungsgeräten“ lässt sich mit dem Modul zum Prüfmittelmanagement lösen, Kapitel 5.6 „Produktanalysen“ und 4.14 „Wareneingang und Lagerhaltung“ mit dem Modul für Qualitätsprüfung / LIMS und Kapitel 2.2.1 „HACCP-System“ sowie die im gesamten IFS geforderten „Gefahrenanalysen“ mittels des Risikomanagementmoduls. Sogar für Kapitel 4.16 „Wartung und Reparatur“ oder Kapitel 1.2 „Unternehmensstruktur und Unternehmensprozesse“ bietet ein CAQ-System mit einem Modul zum Instandhaltungsmanagement bzw. Prozessmanagement die passende Lösung.

Bereit für die Zukunft

Für Lebensmittelhersteller gilt es heute mehr denn je, die Vorteile der Digitalisierung zu nutzen und innerhalb ihrer täglichen Prozesse einzubringen. Neben erhöhter Konsumentensicherheit, Wettbewerbsfähigkeit und Zukunftssicherheit sind die Notwendigkeiten für die Digitalisierung primär in den Vorgaben verschiedenster Normen und Regelwerke wie BRC, GMP, HACCP und ISO 22000 sowie dem hier besprochenen International Food Standard (IFS) zu finden. CAQ-Lösungen wie CAQ.Net® sind präzise dafür entwickelt worden, Unternehmen bei der strukturierten Umsetzung ebendieser Qualitätsvorgaben und dem Weg hin zur Digitalisierung zu unterstützen.


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