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QBD.Net
Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement

Erstellen, pflegen, lenken und archivieren Sie alle Ihre Dokumente mit nur einem System. Die Software QBD.Net kann hierzu vollständig in bestehende Office-Programme eingebunden werden, das heißt, Sie benutzen Ihre alltäglichen Programme ganz einfach weiter und QBD.Net übernimmt die komplette Überwachung und Steuerung der Dokumente. Das Modul beinhaltet darüber hinaus ein Eskalationsmanagement, eine Zugangsüberwachung sowie verschiedene Projektverfolgungsmechanismen und ermöglicht so eine 100 % papierlose Dokumentation.

  • Dokumentenbearbeitung mit Standardprogrammen
  • Papierlose Dokumentation
  • Prozess-, element- und normenorientiert
  • Dokumentenlenkung und -steuerung nach ISO
  • FDA-konform (validiert und qualifiziert)
  • Eskalationsmanagement
  • Integrierte PDF-Erstellung
  • Elektronische Unterschrift
  • Parallele Versionsverwaltung
  • Lückenlose Versionshistorie
  • Automatische Versionsverwaltung
  • Archivierung historischer Dokumentenstände

Elektronische Dokumente

Dokumentenmanagement-Software: QBD.Net
Erstellen, pflegen, lenken und archivieren Sie alle Dokumente mit nur einem System

Während Dokumente in der Vergangenheit zumeist in Papierform verteilt, archiviert und per Unterschrift bestätigt werden mussten, bieten die lebendigen elektronischen Dokumente, wie sie heutzutage genutzt werden, ungeahnte Möglichkeiten, was Versionsverwaltung, elektronische Bestätigung und Änderungsnachverfolgbarkeit anbelangt. Die Zeiten, in denen Änderungen oft umständlich eingefügt wurden und das komplette Dokument hiernach in der Regel neu aufgesetzt werden musste, sind im Zeitalter der elektronischen Dokumente ebenfalls vorbei. Um das Potenzial dieser Dokumente optimal nutzen zu können, bedarf es allerdings einer Software, die auch die modernsten Dokumentfunktionen unterstützt: QBD.Net.

Für alle Dokumentenarten

QBD.Net ermöglicht es Ihnen, die Vielzahl verschiedener Dokumentenarten, die für das Funktionieren eines Unternehmens und die Gewährleistung der Rückverfolgbarkeit benötigt werden, zu erstellen, zu pflegen, zu lenken und zu archivieren. Ganz gleich, ob Arbeits- und Verfahrensanweisungen, Wartungspläne, Projektprotokolle, Gebrauchs- und Bedienungsanleitungen, Formblatt-Vordrucke, Sicherheitsdatenblätter oder unternehmensinterne Prozessabläufe/Workflows, Ihr QM-Handbuch, Ihre Verfahrens-, Prüf- oder Arbeitsanweisungen, Qualitätsrichtlinien, Normen und Vorschriften, Organisationsstrukturen und -abläufe, Controlling-Informationen, Datenblätter, Formulare, Auswertungen, Geschäftsberichte, Stellenbeschreibungen, Organigramme, CAD-Zeichnungen, eingescannte Zeichnungen … mit der Software QBD.Net haben Sie durchgängige Kontrolle über all Ihre Dokumentenarten.

Übersicht, Kontrolle, Nachverfolgbarkeit

Dokumentenmanagement-Software QBD.Net: Dokumenten-Workflow
Detaillierte Vorgangsinformationen mit Rückmeldestatus und Kommentarfunktion

Mit QBD.Net können Sie auf einen Blick alle Lenkungsschritte sehen: wer ein Dokument erstellt hat, wer es geprüft, wer es freigegeben und wer es zur Kenntnis genommen hat. Es wird sichergestellt, dass nur aktuelle Dokumentversionen eingesetzt werden und dass alle Lenkungsschritte eingehalten werden. Sie können hierzu Dokumente elektronisch signieren, Sie können prozess-, element- und normenorientiert arbeiten und Dokumentenlenkung und -steuerung nach ISO-Norm und FDA-konform betreiben.

Sie können sämtliche QM-Inhalte der Datenbank als aktive Inhalte in den Dokumenten steuern und personenbezogenes Bearbeiten, Prüfen und Verteilen von Dokumenten auch mittels Aufgaben-Matrix ausüben. Kurz, QBD.Net ermöglicht Ihnen modernes, flächendeckendes und flexibles Dokumentenmanagement.

Anpassungsfähige Software-Lösung

Es steht Ihnen mit QBD.Net eine Software zur Verfügung, die Ihnen die Kontrolle und Überwachung Ihrer betrieblichen Prozesse nicht nur erleichtert, sondern bei Bedarf sämtliche Workflow-Jobs restriktiv und nachhaltig überwachen kann. Das Modul ist dabei flexibel einstellbar, so dass es sich präzise Ihrem Unternehmen und Ihren Anforderungen anpasst. Durch den weitreichenden Funktionsumfang können auch die komplexesten Workflows abgebildet werden, wobei aber immer die einfache und intuitive Bedienung erhalten bleibt. Ob Erstellung, Pflege, Lenkung oder Archivierung von Dokumenten – QBD.Net erlaubt es Ihnen, sämtliche Faktoren Ihrer Dokumentenverwaltung mit nur einem System optimal abzudecken.

MS Word, Excel und Co.

Mit der Software werden die Dokumente nicht in einem neuen Editor erstellt oder bearbeitet – Sie arbeiten in Ihrer vertrauten Umgebung, in der auch beispielsweise Ihre bisherigen MS-Office-Dokumente erstellt wurden. Dabei bewegen Sie sich in einer übersichtlichen MS Explorer-orientierten Baumstruktur, wie Sie sie von Ihrer täglichen Arbeit in MS Windows kennen. Sie sparen dadurch umfangreiche Einarbeitungszeit und arbeiten ohne Produktivitätsverlust mit Ihren gewohnten und bewährten Werkzeugen.

Sämtliche Projekte und Dokumente, Word-Dateien, Excel-Formulare oder Flowcharts können Sie mit wenigen Klicks in Ihre QBD.Net-Dokumentenumgebung übernehmen. Vorhandene Dokumente werden auf Knopfdruck genau an die Stelle importiert, an der sie im Workflow benötigt werden. Selbstverständlich können bestehende Vorlagen auch als Grundlage für neue Dokumente genutzt werden.


Dokumentenmanagement-Software

Elektronische Unterschrift und biometrische Zugangskontrolle

QBD.Net erfüllt unter anderem die kritischsten Normenforderungen aus dem Automobilbau, der Medizintechnik und den strengen Anforderungen der FDA nach 21 CRF Part 11. Mit der Software werden etwa Forderungen nach Zugangssicherheit, Rechteüberwachung, Traceability und Historienmanagement konsequent erfüllt. So ermöglicht beispielsweise die biometrische Zugangsüberwachung eine durchgängige Erfüllung verschiedenster Zugangssicherheitsvorschriften. Die Anwendung mehrfach passwortgeschützter Zugriffssystematiken regelt den unternehmensweiten Zugriff auf spezifische Dokumente oder komplette Dokument- und Projektstrukturen.

Workflow-System

Das Workflow-System von QBD.Net erlaubt es Ihnen, bis ins Detail festzulegen, wer für Dokumente als Ersteller, als inhaltlich Verantwortlicher sowie als Empfänger zuständig ist. Mit der skalierbaren Terminüberwachung stellen Sie zudem sicher, dass kein zugewiesener Job unerledigt bleibt. Die zustands- und workflowspezifischen Verschlüsselungsstufen und dokumenten-/projektbezogene Rechteüberwachung gewährleistet selbstverständlich auch für sensibelste Daten ein sicheres Dokumentenmanagement auf Systemebene.

Versionierung und Workflow-Historie

Ob Sie Versionsnummern nach Ihren intern vordefinierten Versionssystematiken frei definieren oder diese vollautomatisch durch das flexible Versionierungssystem erstellen lassen möchten – mit QBD.Net haben Sie stets den Überblick über alle gültigen Versionsstände Ihrer Dokumente. Frühere Versionen lagern sicher und verschlüsselt auf Ihrem Dokumenten­server. Auch die Workflow-Historie bleibt stets verfügbar – mit nur einem Klick in der Dokumentenhistorie kann genau festgestellt und nachgewiesen werden, wann, wer, welches Dokument erstellt oder freigegeben hat.

Mit den leistungsstarken Suchfunktionen der Software finden Sie darüber hinaus schnell jedes Dokument und jede Version in Ihrer kompletten Online-Bibliothek. Auf Knopfdruck können Sie dann alle Dokumente in den Überarbeitungsstatus nehmen, diese in vertrauter Softwareumgebung bearbeiten und sie anschließend per Klick in den dokumentenspezifischen Workflow übergeben.

Ein Text – zwei Versionen

Dokumentenmanagement-Software QBD.Net: Dokumenten-Workflow
Versionsverwaltung inklusive Änderungsmarkierungen im Dokument

Die Software QBD.Net ermöglicht es Ihnen, von einem Dokument parallel zwei Ausführungen im System verteilen zu können: eine Version mit Änderungsmarkierungen und eine Version, in welcher die Änderungen bereits übernommen worden sind. Wenn das Dokument eingeführt wird, erzeugt das System automatisch zwei PDF-Dateien; Sie können direkt bestimmen, wer welche Version der PDF-Datei erhalten soll.

Diese Funktion bedeutet für Sie, dass Sie stets über zwei Ausführungen verfügen: ein „Chronik“-Dokument inklusive aller Änderungsmarkierungen und ein „Sauber“-Dokument, bei dem sämtliche Änderungen umgesetzt wurden. Wird das Dokument nach Einführung erneut überarbeitet, so wird der aktuelle Stand des Dokuments inklusive aller bisherigen Änderungen und Kommentare archiviert und eine „neue“ Version des Dokuments für weitere Bearbeitungszwecke erstellt.

Aktive QM-Inhalte in Ihren Dokumenten

Mit QBD.Net können aktive Datenbankinhalte oder Verknüpfungen zu mitgeltenden Dokumenten als aktive Attribute in Ihre Dokumente eingefügt werden. So können Sie beispielsweise in Arbeitsanweisungen, Prüfanweisungen oder sonstigen Dokumenten direkt auf andere Dokumente, Kostenstellen, Messmittel, Personen etc. verweisen.

Wenn Sie beispielsweise ein Messmittel austauschen wollen oder sich eine Kostenstelle verändert, können Sie mit einem Klick alle Arbeitsanweisungen, in denen dieses Messmittel vorkommt oder die sich auf diese Kostenstelle beziehen, überarbeiten. Die Software überwacht selbstständig und vollautomatisch alle in ein Dokument oder Projekt eingebetteten Verknüpfungen zu mitgeltenden Dokumenten oder Projekten. So haben Sie stets die Gewissheit, dass Verweise und Verknüpfungen gültig und aktuell sind – veraltete, ungültige oder verwaiste Verknüpfungen können somit ausgeschlossen werden.

100 % papierlose Dokumentation

Mit QBD.Net definieren Sie – je nach Bedarf – dokumenten- und projektorientiert oder workflow- und aufgabenspezifisch, wie genau ein Dokument nach seiner Freigabe verteilt und publiziert werden soll. Entscheiden Sie, ob und von wem ein Dokument gedruckt, kopiert oder verteilt werden darf. Oder aber Sie stellen Ihre Dokumente mittels des komfortablen Internet-/Intranet-Viewers sofort und automatisch dem definierten und berechtigten Empfängerkreis zur Verfügung. Im frei definierbaren Workflow legen Sie unter anderem auch fest, ob ein Dokument als PDF-Datei oder in Papierform, beispielsweise mit einem Wasserzeichen zur eindeutigen Identifikation des Bearbeitungs- oder Gültigkeitsstatus, gedruckt werden soll.

Nutzen Sie alle Informationswege Ihres Unternehmens und publizieren Sie Ihre Dokumente in der Software inklusive kompletter Dokumenthistorie oder stellen Sie Ihre Dokumente innerhalb Ihrer bestehenden Intranet-/Internet-Lösung einem genau bestimmten Empfängerkreis zur Verfügung – bei Bedarf weltweit, plattformunabhängig und natürlich immer im aktuellsten Dokumentenstand.

Termine im Blick – Jobs unter Kontrolle

Die Software nimmt Ihnen zeitintensives manuelles Job-Management ab und überwacht automatisch alle offenen Aufgaben innerhalb des Dokumenten-Workflows. Ob Prüfung, Freigabe oder Einführung – mit QBD.Net werden Ihre Termine eingehalten und veraltete oder unvollständige Dokumentationen aus dem aktuellen Workflow ausgeschlossen. Selbstverständlich kann die Software auch die Projektverfolgung übernehmen und Arbeitsaufträge per E-Mail versenden und mittels automatisiertem Mahnwesen überwachen.

Gelebte Prozesse mit Web-Applikationen

Dokumentenmanagement-Software via Web-Browser
Versionsverwaltung inklusive Änderungsmarkierungen im Dokument

Wie in allen Bereichen eines Unternehmens gilt es auch im Qualitätswesen, Prozesse nicht nur zu entwerfen, sondern auch sicherzustellen, dass diese durch die Mitarbeiter durchgängig praktiziert werden. Daher verfügt QBD.Net über leistungsstarke CAQ Enhanced Mobility Concept Web-Applikationen, um sämtliche Mitarbeiter einzubinden und effektiv bei der Umsetzung von Pro­zessen unterstützen zu können.

Das Zusammenspiel zwischen QBD.Net, dem Prozessmanagementmodul APQP.Net und den Web-Applikationen ermöglicht es Ihnen darüber hinaus, bereits im Produktentstehungsprozess die Weichen für eine effiziente und effektive Dokumentation Ihres Produkts zu stellen. Sämtliche in APQP.Net verknüpften Dokumente können Ihren Mitarbeitern per Internet/Intranet zur Verfügung gestellt werden und mittels QBD.Net durchgängig während des gesamten Produktlebenszyklus zuverlässig gepflegt werden. So sind Sie zu jedem Zeitpunkt auskunftsfähig, Ihre Mitarbeiter in alle relevanten Prozesse eingebunden und Sie schaffen ein prozessorientiertes Dokumentenmanagement, mit dem Sie zugleich die Normenanforderungen der ISO 9001, IATF 16949 oder ISO 13485 erfüllen.

Highlights auf einen Blick

  • Dokumentenbearbeitung mit Standardprogrammen
  • Papierlose Dokumentation
  • Prozess-, element- und normenorientiert
  • Dokumentenlenkung und -steuerung nach ISO
  • FDA-konform (validiert und qualifiziert)
  • Eskalationsmanagement
  • Integrierte PDF-Erstellung
  • Elektronische Unterschrift
  • Parallele Versionsverwaltung
  • Lückenlose Versionshistorie
  • Automatische Versionsverwaltung
  • Archivierung historischer Dokumentenstände
  • Frei definierbares Workflowsystem
  • Dokumenttypen, u. a. MS-Word, Excel, PowerPoint, Visio, Acrobat, OLE-Objekte
  • Einbindung und Lenkung vorhandener Dokumente per Maus-Klick
  • Veröffentlichung der Dokumente im Intranet/Internet
  • Sämtliche Inhalte der Datenbank als aktive Inhalte in den Dokumenten
  • Eskalationsmanagement zur Maßnahmen- und Terminverfolgung
  • Konform, u. a. zu ISO 9001, IATF 16949 und FDA 21 CRF Part 11
  • Client-Server-Architektur oder ThinClient-Techniken
  • Optimiert für Intranet- und Internet-Nutzung
  • Mehrsprachigkeit der Anwendung & Bewegungsdaten
  • Verwalten von beliebigen Projekten und Dokumenten
  • Übersichtliche Baumstruktur der Projekte
  • Stammdatenverwaltung (Mitarbeiter, Kostenstellen, Kunden, Artikel, Lieferanten usw.)
  • Personenbezogenes Bearbeiten, Prüfen und Verteilen von Dokumenten
  • Aufgaben-Matrix
  • Lückenlose Versionshistorie mit automatischer Versionsverwaltung und Archivierung historischer Dokumentenstände
  • Filter- und Suchfunktionen
  • Automatisches Mahnwesen via E-Mail oder Intranet
  • Drucken und Mailen von Belegen und Dokumenten
  • Definition von freien Maßnahmen mittels JobControl.Net
  • Optimiert für Citrix oder Microsoft Terminal-Server (bei Einhaltung der Kompatibilität zu Microsoft Windows-Systemumgebung durch den Dritthersteller)
  • Automatische Information über neue Daten via E-Mail mittels JobControl.Net
  • Komplette Historienverwaltung via AuditTrail.Net
  • u. v. m.

 

Module und Lizenzen

QBD.Net - Dokumentenmanagement
Best.-Nr. Basismodul SBL-Preis
07-01-01 1. Lizenz - Basismodul Anfrage
07-01-02 2. Lizenz - Basismodul Anfrage
07-01-03 3. Lizenz - Basismodul Anfrage
07-01-04 4. Lizenz - Basismodul Anfrage
07-01-05 5. sowie jede weitere Lizenz - Basismodul Anfrage
07-01-00 Unbegr. Serverlizenz für einen Standort - Basismodul Anfrage
  Best.-Nr. Option SBL-Preis
07-20-01 Dokumenten-Leser Staffelpreis bis 99 Lizenzen - Preis je Lizenz Anfrage
07-20-02 Dokumenten-Leser Staffelpreis ab der 100. bis 499. Lizenz - Preis je Lizenz Anfrage
07-20-03 Dokumenten-Leser Staffelpreis ab der 500. bis 999. Lizenz - Preis je Lizenz Anfrage
07-90-01 Mandantenfähigkeit (obligatorisch für Beraterversion) Anfrage
07-90-02 Mehrsprachfähigkeit der Bewegungsdaten/Datenbankinhalte Anfrage
07-90-03 Dokumentverteilung als PDF via E-Mail (benötigt Mail.Net) Anfrage
07-10-07 Autom. Datenexport (Excel/ASCII) (Excel nicht im Preis enthalten) Anfrage