CAQ AG Factory Systems
Menü Suche
QBD.Net
Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement

Erstellen, pflegen, lenken und archivieren Sie alle Ihre Dokumente mit nur einem System. Die Dokumentenmanagement-Software QBD.Net wird hierzu vollständig in Ihre bestehenden Office-Programme eingebunden, das heißt, Sie benutzen Ihre alltäglichen Programme ganz einfach weiter und QBD.Net übernimmt die komplette Überwachung und Steuerung der Dokumente. Das Modul beinhaltet darüber hinaus ein Eskalationsmanagement, eine Rechteverwaltung, elektronische Unterschriften sowie verschiedene Projektverfolgungsmechanismen und ermöglicht so eine 100 % papierlose Dokumentation.

  • Dokumentenbearbeitung mit Standardprogrammen
  • Papierlose Dokumentation
  • Prozess-, element- und normenorientiert
  • Dokumentenlenkung und -steuerung nach ISO
  • FDA-konform (validiert und qualifiziert)
  • Eskalationsmanagement
  • Integrierte PDF-Erstellung
  • Elektronische Unterschrift
  • Parallele Versionsverwaltung
  • Automatische und lückenlose Versionsverwaltung
  • Archivierung historischer Dokumentenstände
  • Anbindung des Schulungsmanagements
  • Frei definierbare Attribute

Normenanforderungen und Unternehmenserfolg

Dokumentenmanagement-Software: QBD.Net
Erstellen, pflegen, lenken und archivieren Sie alle Dokumente mit nur einem System

Laut Kapitel 7.5 der ISO 9001:2015 muss das Qualitätsmanagementsystem einer Organisation nicht nur die von der ISO 9001 geforderten dokumentierten Informationen enthalten, sondern auch solche, welche die Organisation als notwendig für die Wirksamkeit des QM-Systems bestimmt hat.

Die Norm enthält auch zahlreiche Vorgaben bezüglich Aktualisierung, Lenkung und Archivierung. So muss die Organisation bei der Erstellung und Aktualisierung von Dokumenten beispielsweise darauf achten, dass eine angemessene Kennzeichnung und Formatierung sowie eine angemessene Überprüfung und Genehmigung im Hinblick auf Eignung und Angemessenheit sichergestellt sind. Hiernach muss gewährleistet werden, dass dokumentierte Informationen immer dort verfügbar sind, wo sie benötigt werden und angemessen geschützt sind. Bei der späteren Lenkung muss die Organisation dann folgende Tätigkeiten berücksichtigen:

  • Verteilung, Zugriff, Auffindung und Verwendung der Dokumente
  • Ablage/Speicherung und Erhaltung, einschließlich Erhaltung der Lesbarkeit
  • Überwachung von Änderungen (Versionskontrolle)
  • Aufbewahrung und Verfügung über den weiteren Verbleib

Beim Thema Dokumentenmanagement geht es aber nicht nur um das Erfüllen von Normen und Regelwerken, sondern vielmehr auch um die Strukturierung und Steuerung von Unternehmensprozessen und Produktionsworkflows. Die passende Dokumentation und transparente Darstellung von betrieblichen Abläufen, Verantwortlichkeiten, Zielen und Risiken im Unternehmen unterstützt unmittelbar auf dem Weg hin zum unternehmerischen Erfolg.

Durch die vielen Anforderungen an die Lenkung dokumentierter Informationen wird das Thema Dokumentenmanagement fast schon logischerweise zum idealen Anwendungsfall für Softwarelösungen und elektronische Dokumente.

Elektronische Dokumente

Dokumentenmanagement-Software QBD.Net: Dokumenten-Workflow
Detaillierte Vorgangsinformationen mit Rückmeldestatus und Kommentarfunktion

Denn während Dokumente in der Vergangenheit zumeist in Papierform verteilt, archiviert und per Unterschrift bestätigt werden mussten, bieten die lebendigen elektronischen Dokumente, wie sie heutzutage genutzt werden, ungeahnte Möglichkeiten, was Versionsverwaltung, elektronische Bestätigung und Änderungsnachverfolgbarkeit anbelangt. Die Zeiten, in denen Änderungen oft umständlich eingefügt wurden und das komplette Dokument hiernach in der Regel neu aufgesetzt werden musste, sind im Zeitalter der elektronischen Dokumente ebenfalls vorbei. Um das Potenzial dieser Dokumente optimal nutzen zu können, bedarf es allerdings einer Software, die auch die modernsten Dokumentfunktionen unterstützt: QBD.Net.

MS Word, Excel und mehr

Mit der Software QBD.Net werden die Dokumente nicht in einem neuen Editor erstellt oder bearbeitet – Sie arbeiten in Ihrer vertrauten Umgebung, in der auch beispielsweise Ihre bisherigen MS Office-Dokumente erstellt wurden. Dabei bewegen Sie sich in einer übersichtlichen MS Explorer-orientierten Baumstruktur, wie Sie sie von Ihrer täglichen Arbeit in MS Windows kennen. Sie sparen dadurch umfangreiche Einarbeitungszeit und arbeiten ohne Produktivitätsverlust mit Ihren gewohnten und bewährten Werkzeugen. Sämtliche Dokumente, Word-Dateien, Excel-Formulare oder PowerPoint-Präsentationen können Sie direkt in Ihre QBD.Net-Dokumentenumgebung übernehmen. Vorhandene Dokumente werden somit genau an die Stelle importiert, an der sie im Workflow benötigt werden. Auch können bestehende Vorlagen als Template bzw. Grundlage für neue Dokumente genutzt werden.


Dokumentenmanagement-Software

100 % papierlose Dokumentation

In QBD.Net definieren Sie, wie genau ein Dokument freigegeben, verteilt und publiziert werden soll und wer ein Dokument drucken, kopieren oder verteilen darf. Der integrierte Internet-/Intranet-Viewer ermöglicht es Ihnen hierbei, Dokumente automatisch einem definierten und berechtigten Empfängerkreis zur Verfügung zu stellen. Im frei definierbaren Workflow legen Sie unter anderem auch fest, ob ein Dokument als PDF-Datei oder in Papierform, beispielsweise mit einem Wasserzeichen zur eindeutigen Identifikation des Bearbeitungs- oder Gültigkeitsstatus, gedruckt werden soll. Um sicherzustellen, dass alle Lenkungsschritte eingehalten werden und dementsprechend nur aktuelle Dokumentversionen eingesetzt werden, können Sie zu jedem Zeitpunkt die jeweiligen Lenkungsschritte eines Dokuments einsehen und belegen, wer es erstellt, wer es geprüft, wer es freigegeben und wer es zur Kenntnis genommen hat.

Elektronische Unterschrift und biometrische Zugangskontrolle

Mit der Software werden auch Forderungen nach Zugangssicherheit, Rechteüberwachung, Traceability und Historienmanagement konsequent erfüllt. Zugangsüberwachung kann je nach individuellen Anforderungen und Bedürfnissen konfiguriert werden. Angefangen von einer einfachen Authentifizierung per SSO beim Softwarestart bis hin zur wiederholten biometrischen Identifizierung bei jedem relevanten Vorgang wird so sichergestellt, dass verschiedenste Zugangssicherheitsvorschriften erfüllt werden. Zudem gibt es die Möglichkeit, über ein umfangreiches Rechtekonzept den unternehmensweiten Zugriff auf das System zu steuern. Dieses ermöglicht es, den Zugriff auf komplette Dokument- und Projektstrukturen bis hin zu spezifischen Dokumenten festzulegen. Dies ist auch notwendig, denn zu den Standardanforderungen der ISO 9001 gesellen sich bekanntermaßen noch striktere branchenspezifische Anforderungen der IATF 16949, ISO 22000 / IFS, ISO 13485 oder etwa Abschnitt 820.40 „Document Controls“ der FDA Title 21 Part 820 „Quality System Regulation“.

Ein Text – zwei Versionen

Dokumentenmanagement-Software QBD.Net: Dokumenten-Workflow
Versionsverwaltung inklusive Änderungsmarkierungen im Dokument

Die Software QBD.Net ermöglicht es Ihnen, von einem Dokument parallel zwei Ausführungen im System verteilen zu können: eine Version mit Änderungsmarkierungen und eine Version, in welcher die Änderungen bereits übernommen worden sind. Wenn das Dokument eingeführt wird, erzeugt das System automatisch zwei PDF-Dateien; Sie können direkt bestimmen, wer welche Version der PDF-Datei erhalten soll. Diese Funktion bedeutet für Sie, dass Sie stets über zwei Ausführungen verfügen: ein „Chronik“-Dokument inklusive aller Änderungsmarkierungen und ein „Sauber“-Dokument, bei dem sämtliche Änderungen umgesetzt wurden. Wird das Dokument nach Einführung erneut überarbeitet, so wird der aktuelle Stand des Dokuments inklusive aller bisherigen Änderungen und Kommentare archiviert und eine „neue“ Version des Dokuments für weitere Bearbeitungszwecke erstellt.

Gelebte Prozesse mit Web-Applikationen und offenen Schnittstellen

Häufig ist es sinnvoll, Dokumente über die Systemgrenzen des Dokumentenmanagements hinaus einsehbar und verknüpfbar zu machen. Hierzu bietet QBD.Net eine Vielzahl verschiedener Exportfunktionen und Schnittstellen (z. B. OpenAPI, csv, XML, …), um jeglicher Anforderung gerecht zu werden und keine neue „Insel“ zu schaffen.

QBD.Net selbst verfügt über leistungsstarke Web-Applikationen, um sämtliche Mitarbeiter einzubinden und effektiv bei der Umsetzung dokumentenbezogener Prozesse unterstützen zu können. Das Zusammenspiel zwischen QBD.Net, dem Prozessmanagementmodul Process.Net und den Web-Applikationen ermöglicht es Ihnen in diesem Kontext beispielsweise, bereits im Produktentstehungsprozess die Weichen für eine effektive Dokumentation Ihres Produkts zu stellen. Sämtliche in Process.Net verknüpften Dokumente können hierzu Ihren Mitarbeitern per Internet/Intranet zur Verfügung gestellt werden und mittels QBD.Net durchgängig während des gesamten Produktlebenszyklus zuverlässig gepflegt werden. So sind Sie zu jedem Zeitpunkt auskunftsfähig, Ihre Mitarbeiter in alle relevanten Prozesse eingebunden und Sie schaffen ein prozessorientiertes und normenkonformes Dokumentenmanagement für Ihr Unternehmen.

Präsentation anfragen

Highlights auf einen Blick

  • Dokumentenbearbeitung mit Standardprogrammen
  • Papierlose Dokumentation
  • Prozess-, element- und normenorientiert
  • Dokumentenlenkung und -steuerung nach ISO
  • FDA-konform (validiert und qualifiziert)
  • Eskalationsmanagement
  • Integrierte PDF-Erstellung
  • Elektronische Unterschrift
  • Parallele Versionsverwaltung
  • Lückenlose Versionshistorie
  • Automatische Versionsverwaltung
  • Archivierung historischer Dokumentenstände
  • Frei definierbares Workflowsystem
  • Dokumenttypen, u. a. MS-Word, Excel, PowerPoint, Visio, Acrobat, OLE-Objekte
  • Einbindung und Lenkung vorhandener Dokumente per Maus-Klick
  • Veröffentlichung der Dokumente im Intranet/Internet
  • Sämtliche Inhalte der Datenbank als aktive Inhalte in den Dokumenten
  • Eskalationsmanagement zur Maßnahmen- und Terminverfolgung
  • Konform, u. a. zu ISO 9001, IATF 16949 und FDA 21 CRF Part 11
  • Client-Server-Architektur oder ThinClient-Techniken
  • Optimiert für Intranet- und Internet-Nutzung
  • Mehrsprachigkeit der Anwendung & Bewegungsdaten
  • Verwalten von beliebigen Projekten und Dokumenten
  • Übersichtliche Baumstruktur der Projekte
  • Stammdatenverwaltung (Mitarbeiter, Kostenstellen, Kunden, Artikel, Lieferanten usw.)
  • Personenbezogenes Bearbeiten, Prüfen und Verteilen von Dokumenten
  • Aufgaben-Matrix
  • Lückenlose Versionshistorie mit automatischer Versionsverwaltung und Archivierung historischer Dokumentenstände
  • Filter- und Suchfunktionen
  • Automatisches Mahnwesen via E-Mail oder Intranet
  • Drucken und Mailen von Belegen und Dokumenten
  • Definition von freien Maßnahmen mittels JobControl.Net
  • Optimiert für Citrix oder Microsoft Terminal-Server (bei Einhaltung der Kompatibilität zu Microsoft Windows-Systemumgebung durch den Dritthersteller)
  • Automatische Information über neue Daten via E-Mail mittels JobControl.Net
  • Komplette Historienverwaltung via AuditTrail.Net
  • u. v. m.

 

Präsentation anfragen
Diese Webseite verwendet Cookies, um die Bedienfreundlichkeit zu erhöhen. Weitere Informationen finden Sie in unserer Datenschutzerklärung. OK