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Reklamationsmanagement / CAPA

Reklamationsmanagement / CAPA

REM.Net unterstützt Sie mit 8D-Reports, Ishikawa-Diagrammen, der 5-Why-­Methode und vielem mehr bei Ihrem alltäglichen Abweichungsworkflow. Die Software begleitet Sie während der gesamten Bearbeitung von Abweichungen – vom Eingang über die Abwicklung bis hin zur Rückmeldung, Analyse, Kostenkontrolle und zum Eskalationsmanagement.

  • Reklamations- und Service-Management nach ISO 9001, IATF 16949, VDA, ISO 13485 und IFS
  • Kunden-, Lieferanten-, interne Reklamationen mit freier Detailspezifikation
  • Ishikawa-Diagramme und 5-Why-Methode zur Ursachenanalyse
  • Stringente Umsetzung von CAPA-Maßnahmen
  • Anbindung von Web-Portalen zum Reklamationsaustausch mit Lieferanten / Kunden
  • Einbindung von beliebigen Objekten wie PDFs, Fotos, Scans oder Videos
  • Archivierung und Verwaltung der gesamten Kommunikation bezüglich Abweichungen (E-Mails, Scans, Logeinträge für Telefonate, …)
  • Automatisierte Kostenfunktionen für unbegrenzte und frei definierbare Kostenschlüssel
  • Eskalationsmanagement zur Status-, Maßnahmen- und Terminverfolgung
  • Integrierte 8D-Reports sowie eigene frei definierbare Reports und Druckbelege
  • Beliebig viele Fehlerdetails mit jeweils beliebig vielen Sofort- und Abstellmaßnahmen
  • Integrierte Auswertungsplanung mit vollgrafischen Statistik- und Analysefunktionen

Software zum Reklamationsmanagement / CAPA
Ishikawa-Diagramme und die 5-Why-Methode erlauben es Ihnen eine tiefreichende Ursachenforschung zu betreiben

Potenziale nutzen

Eine Reklamation ist augenscheinlich eine eher unangenehme Angelegenheit. Aus Gründen, die einem zunächst verborgen sind, ist ein Kunde mit dem gelieferten Produkt oder der durchgeführten Dienstleistung unzufrieden und reklamiert. Doch was bedeuten Reklamationen wirklich, wenn man sie als Chance versteht? Was genau kann man erreichen, wenn man Abweichungen konsequent analysiert und bearbeitet? Zugrundeliegende Fehler und Ursachen – wenn sie effizient analysiert und ausgewertet werden – stellen in Wahrheit ein enormes Verbesserungspotenzial auf technischer, prozessbezogener und letztendlich auf der Kostenseite dar.

Überwachung und Analyse von Anfang bis Ende

Machen Sie aus Reklamationen Chancen. Die Software REM.Net unterstützt Sie durchgehend vom Eingang über die Bearbeitung bis zum Abschluss von Abweichungen und fördert dabei systematisch wertvolle Informationen zutage. Sie verfügt hierzu über Assistenten, die Sie in allen relevanten Vorgängen unterstützen und Ihre Mitarbeiter, im individuell abgesteckten Rahmen, führen. Von der Abwicklung bis hin zu Kundenbetreuung und Abschluss: Analysieren Sie mit REM.Net auftauchende Fehler und Prozessverletzungen sowie ihre Ursachen und Auslöser, finden Sie Fehlerschwerpunkte, Schwachstellen und Verbesserungspotenziale und identifizieren Sie die verborgenen Ursachen für Reklamationen. Denn wer einen Fehler nicht umfangreich auswertet, kann dessen Kernursache nicht abstellen.

Ursache-Wirkungs-Forschung mit Ishikawa und 5-Why

Bei der Ursachenanalyse werden sowohl die Ursachen für die „Nicht Entdeckung“ einer Abweichung als auch für das tatsächliche „Auftreten“ dieser Abweichung erforscht. Die Software bietet Ihnen hierzu zahlreiche Methoden der Ursache-Wirkungs-Forschung, denn erfahrungsgemäß gibt es für die unmittelbare Ursache selbst eine weitere Ursache und hierfür eine weitere Ursache und immer weitere Ursachen ... bis man letztlich bei der Hauptursache ankommt. Ganz gleich, in welchem Geschäftsfeld man tätig ist, die Erkennung von Ursachen und die Bestimmung von Einflussfaktoren sind die wichtigsten Schritte, um negative Auswirkungen effektiv vermeiden zu können. Zur Verfügung stehen Ihnen hierfür unter anderem die 5-Why-Methode und Ishikawa-Diagramme. Die ursprünglich bei Toyota entwickelte 5-Why-Methode nutzt eine einfache Fragestellungstechnik, um Ursachen zu finden. Mit immer neuen Fragen nach dem „Warum?“ wird Ebene um Ebene die Hauptursache eines Problems schrittweise ergründet.

Das Ishikawa-Diagramm in REM.Net funktioniert ähnlich. Es erlaubt dem Nutzer alle möglichen Problemursachen und Abhängigkeiten in einem klaren Diagramm grafisch zusammenzufassen. In der Gestalt von „Fischgräten“ werden die einzelnen Einflussgrößen in Haupt- und Nebenursachen unterteilt, die zielgerichtet zu einem einzelnen Hauptproblem oder einem Verbesserungspotenzial hinführen. Durch die Analyse der verschiedensten Einflussfaktoren werden mit dem Ishikawa-Diagramm oft Verbindungen freigelegt, an die anfangs nie gedacht wurde. Nutzen Sie mit der Software REM.Net die ausgereiftesten Forschungswerkzeuge, die das heutige Qualitätsmanagement zu bieten hat, und beleuchten Sie verborgene Problemursachen mit durchgreifender Effizienz.


Software-Tool: Reklamationsmanagement / CAPA

8D-Reports

Der 8D-Report ist einer der wichtigsten Dokumenttypen im Reklamationsmanagement. Er wird zum Austausch wichtiger Reklamationsinformationen zwischen Lieferanten und Kunden genutzt, um zugrundeliegende Probleme zu lösen. Die acht „Ds“ (von ‘Disciplines‘) stehen hierbei für die einzelnen Prozessschritte, mit denen eine Reklamation abgearbeitet wird. Diese beinhalten die Zusammenstellung eines Teams für die Problemlösung, die Anfertigung einer verständlichen Problembeschreibung, die Bestimmung von Sofortmaßnahmen, die Identifizierung der Fehlerursache sowie die Planung und Einführung von Abstellmaßnahmen und Verhinderung von Fehlerwiederholungen. Mit der Würdigung der Teamleistung wird der 8D-Prozess dann letztlich abgeschlossen.

Die Software begleitet Sie durchgängig während des gesamten 8D-Prozesses und stellt sicher, dass keine Details übersehen werden. Nutzen Sie die integrierten und modulübergreifenden Reports in REM.Net zur effektiven Auswertung und Analyse Ihrer Reklamationsdaten und erzielen Sie beachtliche Steigerungen in der Qualitätssicherung. In REM.Net können Sie darüber hinaus andere frei definierbare Methoden bzw. Abweichungstypen nutzen, welche Sie mit individuellen Belegen ausstatten können.

Software zum Reklamationsmanagement / CAPA-Tool / 8d-Report
Analyse und Bewertung von reklamationsbezogenen Fehlern

Identifizierung von Kostenfaktoren

Fehlerbehebung, Ersatzlieferungen oder Prozessverbesserungen stellen einen nicht unerheblichen Kostenfaktor in der Bilanzierung eines jeden Unternehmens dar. Die Software stellt Ihnen zum Kosten-Controlling und Reporting daher frei konfigurierbare Analysewerkzeuge zur Verfügung. So sind Sie sofort auskunftsfähig und können mit Analysen und Auswertungen innerhalb kürzester Zeit fundierte und klare Kostenaussagen zu allen reklamationsrelevanten Angelegenheiten machen.

Manuelles oder automatisches Anlegen von Reklamationen

Geführt von Online-Assistenten werden alle Daten strukturiert und sicher erfasst und stehen sofort allen Anwendern zur Verfügung. Damit wird ein durchgängig vernetztes Reklamations- und Servicemanagement gewährleistet, in dem alle verantwortlichen Parteien konsequent eingebunden werden. In der Software steht Ihnen darüber hinaus ein in allen Punkten fein skalierbares Werkzeug zum Aufgaben- und Eskalationsmanagement zur Verfügung, damit der Reklamationsprozess immer im Fokus bleibt.

CAQ Enhanced Mobility Concept

Software zum Reklamationsmanagement / CAPA-Tool / 8d-Report
Web-Assistent führt durch die Erfassung von Reklamationsvorgängen

Egal ob Notebook, Tablet oder Smartphone: Das CAQ Enhanced Mobility Concept erlaubt es Ihnen, Ihr Reklamationsmanagement auf nahezu allen mobilen Endgeräten zu steuern und zu überwachen. Das MyCAQ.Net Web-Portal gibt Ihnen hierbei die Möglichkeit, Ihre in der Software REM.Net erstellten Reklamationen an Mitarbeiter, Kunden oder Lieferanten weiterzuleiten. Die Reklamationen können dann durch die berechtigten Personen auf dem Web-Portal weiterverarbeitet und an Sie zurückgeleitet werden. Sämtliche mit dem MyCAQ.Net versendeten Informationen können auf mobilen oder stationären Endgeräten abgerufen, bearbeitet und an Sie zurückgeleitet werden. Auch ist der Datenaustausch mittels des VDA QDX-Standards (Quality Data eXchange) schon seit jeher Bestandteil von REM.Net. Hiermit können verschiedene CAQ-Systeme auf elektronischem Wege qualitätsrelevante Daten austauschen.

Im Verbund mit Prüfplanung, Qualitätsprüfung und SPC

Im Verbund mit der Compact.Net Software für Prüfplanung, Qualitätsprüfung und SPC bietet REM.Net eine ideale Kombination für die rationelle und sichere Bearbeitung von Reklamationen und Erfassung von Prüfdaten. Tritt beispielsweise eine n.i.O.-Entscheidung bei einer Wareneingangsprüfung oder eine Prozessverletzung während einer SPC-Prüfung auf, kann direkt eine interne Reklamation erzeugt werden, welche anschließend über REM.Net weiterverfolgt wird. Alle wichtigen Prozessdaten sind sofort verfügbar und werden direkt in die Vorgänge oder Fehlerbeschreibungen übernommen. Beim Anlegen einer Reklamation stehen dann alle bisher durchgeführten Fertigungs- und Prüfaufträge zur Verfügung und können ebenfalls verknüpft werden. So schließt sich der Kreis einer technisch und organisatorisch perfekten Prozessbeherrschung.

Durchgängige Normenkonformität

Egal ob nach ISO 9001, IATF 16949, medizintechnischen Normen und Richtlinien wie ISO 13485 oder IFS – mit REM.Net können Sie sich sicher sein, dass die reklamationstechnischen Anforderungen der verschiedensten Branchen vollständig erfüllt werden. So bietet REM.Net beispielsweise mit der durchgängigen, modulübergreifenden Einbindung von CAPA-Maßnahmen die Möglichkeit, in jedem Abschnitt des Produktlebenszyklus von der Qualitätsplanung, während der Produktentwicklung bis zum späteren Reklamationsmanagement, weitreichende Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen zu erstellen und umzusetzen. Die CAPA-Maßnahmen erlauben eine systematische Bearbeitung von Qualitätsmängeln, Fehlern und Störungen im Sinne einer adäquaten Korrektur und einer konsequenten Vorbeugung zur Vermeidung von Fehlersituationen in Einklang mit medizintechnischen Normen und Richtlinien wie der ISO 13485.

Einbindung in bestehende Datenstrukturen

Mit REM.Net ist es möglich, Ihre bestehenden Datenstrukturen direkt einzubinden. Neben Standardfunktionalitäten wie dem Stammdatenimport/-export, dem automatischen Auslösen von Reklamationen aus Fremdsystemen oder dem Export von Reklamationsdaten inklusive der Kosten, können auch Auftragsdaten inklusive Chargeninformationen importiert werden. Dadurch werden einer Reklamation immer direkt die entsprechenden Aufträge, Seriennummern oder Materialnummern zugewiesen. Hierdurch werden sämtliche Systeme effizient miteinander verknüpft und größtmögliche Synergien erzielt.

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Highlights auf einen Blick

  • Reklamations- und Service-Management nach ISO 9001, IATF 16949, VDA und HACCP
  • Kunden-, Lieferanten-, interne Reklamationen mit freier Detailspezifikation
  • Ishikawa-Diagramme und 5-Why-Methode zur Ursachenanalyse
  • Stringente Umsetzung von CAPA-Maßnahmen
  • MyCAQ.Net Web-Portal zum Reklamationsaustausch mit Lieferanten
  • Einbindung von Fotos, Scans, Videos oder OLE-Objekten
  • Automatisierte Kostenfunktionen für unbegrenzte und frei definierbare Kostenschlüssel
  • Eskalationsmanagement zur Status-, Maßnahmen- und Terminverfolgung
  • Integrierte 8D-Reports
  • Kurz- und Langzeitauswertungen mit Auswertungsplanung
  • Beliebig viele Fehlerdetails mit jeweils beliebig vielen Sofort- und Abstellmaßnahmen
  • Integrierte Auswertungsplanung mit vollgrafischen Statistik- und Analysefunktionen
  • Integrierter Reklamationsassistent
  • Verwaltung allgemeiner, produktübergreifender Fehler und Maßnahmen
  • Individuelle Analysetools, inkl. frei definierbarer zusätzlicher Felddefinitionen
  • Erfassung, Verwaltung und Auswertung interner und externer Reklamationen/Kosten
  • Online-Reklamationsassistent
  • Erfassung von Fehlerort, Fehlerart und Fehlerursache
  • Datensatzordnung in Baumstruktur
  • Flexibles Workflow-Management und Beurteilung von Maßnahmenwirksamkeit
  • Mehrsprachigkeit der Anwendung und Bewegungsdaten
  • Optimiert für Citrix oder Microsoft Terminal-Server (bei Einhaltung der Kompatibilität zu Microsoft Windows-Systemumgebung durch den Dritthersteller)
  • Volle E-Mail-, Internet- und Intranetintegration
  • Mandantenfähigkeit für standort- und datenbankübergreifende Lösungen
  • Textbausteine zur standardisierten Formulierung und Fehlerbeschreibung
  • Volle Integration in Compact.Net: Prüfplanung und Prüfauftragsverwaltung
  • Automatische Prüfauftragsanmeldung in Compact.Net aus REM.Net
  • Integrierte Kopplung mit Risk.Net und Compact.Net (Prüfplanung / Qualitätsprüfung / SPC / LIMS)
  • Direkter Aufruf der mitgeltenden, eingeführten, gelenkten QBD.Net-Dokumente
  • Definition von freien Maßnahmen mittels JobControl.Net
  • Unterstützung des VDA QDX-Formats
  • Automatische Information über neue Daten via E-Mail mittels JobControl.Net.
  • Komplette Historienverwaltung via AuditTrail.Net
  • u. v. m.

 

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