Gelenkte Dokumente im prozessorientierten Umfeld

Beim Thema prozessorientiertes Dokumentenmanagement geht es primär um die Strukturierung und Steuerung von Unternehmensprozessen und Produktionsworkflows. Die passende Dokumentation und transparente Darstellung von betrieblichen Abläufen, Verantwortlichkeiten, Zielen und Risiken im Unternehmen unterstützt unmittelbar auf dem Weg hin zum unternehmerischen Erfolg. Aber wie so oft im Qualitätsmanagement, geht es selbstverständlich auch um das Erfüllen von Normen und Regelwerken.

Lenkung dokumentierter Informationen

Laut Kapitel 7.5 der ISO 9001:2015 muss das Qualitätsmanagementsystem einer Organisation nicht nur die von der ISO 9001 geforderten dokumentierten Informationen enthalten, sondern auch solche, welche die Organisation als notwendig für die Wirksamkeit des QM-Systems bestimmt hat. Die Norm enthält nachfolgend auch zahlreiche Vorgaben bezüglich Aktualisierung, Lenkung und Archivierung. So muss die Organisation bei der Erstellung und Aktualisierung von Dokumenten beispielsweise darauf achten, dass eine angemessene Kennzeichnung und Formatierung sowie eine angemessene Überprüfung und Genehmigung im Hinblick auf Eignung und Angemessenheit sichergestellt sind. Hiernach muss sichergestellt werden, dass dokumentierte Informationen immer dort verfügbar sind, wo sie benötigt werden und verlässlich geschützt sind.

Bei der späteren Lenkung muss die Organisation dann folgende Tätigkeiten berücksichtigen:

  • Verteilung, Zugriff, Auffindung und Verwendung der Dokumente
  • Ablage/Speicherung und Erhaltung, einschließlich Erhaltung der Lesbarkeit
  • Überwachung von Änderungen (Versionskontrolle)
  • Aufbewahrung und Verfügung über den weiteren Verbleib




Forderungen an Prozesse in der ISO 9001:2015

Auch beim Prozessmanagement kommen Normenanforderungen hinzu. Im Kapitel 4.4 „Qualitätsmanagementsystem und seine Prozesse“ der Norm ISO 9001:2015 sind etwa entsprechende Forderungen an Prozesse im Unternehmen dargelegt. Diese besagen unter anderem, dass

  • Eingaben (Input)
  • Ergebnisse (Output)
  • Wechselwirkungen
  • Ressourcen
  • Verantwortlichkeiten
  • Risiken
  • Chancen
  • Messbarkeiten

für unternehmensrelevante Prozesse bestimmt werden müssen. Durch den hohen Stellenwert dokumentierter Informationen des QM-Systems in der ISO 9001 werden das Dokumentenmanagement, das Prozessmanagement und die Handhabung prozessrelevanter Informationen im Kontext des QM-Systems zu einem elementaren Bestandteil eines modernen CAQ-Systems.

Prozessorientiertes Dokumentenmanagement

Das Zusammenspiel zwischen dem QBD.Net Dokumentenmanagement-System und der Process.Net Prozessmanagement-Software ermöglicht es Ihnen bereits im Produktentstehungsprozess, die Weichen für eine effektive Dokumentation Ihres Produkts und Ihrer Prozesse zu stellen. Sämtliche in Process.Net verknüpften Dokumente können Ihren Mitarbeitern per Internet/Intranet zur Verfügung gestellt werden und mittels QBD.Net durchgängig während des gesamten Produktlebenszyklus zuverlässig gepflegt werden. So sind Sie zu jedem Zeitpunkt auskunftsfähig, Ihre Mitarbeiter in alle relevanten Prozesse eingebunden und Sie schaffen ein prozessorientiertes Dokumentenmanagement.

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