Dokumentenlenkung-Software

Die passende Dokumentation von betrieblichen Abläufen, Verantwortlichkeiten, Zielen und Risiken im Unternehmen unterstützt unmittelbar auf dem Weg hin zum unternehmerischen Erfolg. Aber, wie so oft im Qualitätsmanagement, geht es bei Dokumenten neben der Steuerung von Unternehmensprozessen selbstverständlich auch um die Erfüllung von Normen und Regelwerken. Hierbei unterstützt eine Software zur Dokumentenlenkung wie QBD.Net.

Lenkung dokumentierter Informationen

Die ISO 9001:2015 enthält zahlreiche Vorgaben bezüglich der Aktualisierung, Lenkung und Archivierung von Dokumenten, welche sich ideal mit einer Dokumentenlenkung-Software umsetzen lassen. Es muss zum Beispiel sichergestellt werden, dass dokumentierte Informationen immer dort verfügbar sind, wo sie benötigt werden und verlässlich geschützt sind. Bei der Lenkung der Dokumente muss die Organisation dann dafür sorgen, dass dem jeweiligen Mitarbeiter die für ihn notwendigen Dokumente in korrekter Version zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung stehen.

Auditrelevante Dokumente

Bekannterweise gilt im Audit zumeist: Wenn etwas nicht dokumentiert ist, dann existiert es nicht. Dass der Auditor im Audit Ihre Dokumente sehen will, ist soweit klar, aber er will auch sehen, dass das Dokumentenwesen seitens der Mitarbeiter gelebt wird. Dies ist auch logisch, denn es hilft keinem, wenn ungültige, falsche oder unvollständige Dokumente verteilt werden und nicht klar geregelt ist, wer Zugang zu welchen Dokumenten erhalten soll. Durch den Lenkungsprozess sollte auch sichergestellt werden, dass die jeweiligen Mitarbeiter die Inhalte der Dokumente verstehen – Stichwort: Dokumentenschulung und Kenntnisnahme.

Normenkonforme Dokumentenlenkung dank Software

Eine Software zur Dokumentenlenkung wie QBD.Net schafft hier Abhilfe, denn sie gestattet die normenkonforme Umsetzung notwendiger Lenkungsprozesse. Um etwa sicherzustellen, dass alle Lenkungsschritte eingehalten werden und dementsprechend nur aktuelle Dokumentversionen eingesetzt werden, können Sie in der Dokumentenlenkung-Software zu jedem Zeitpunkt die jeweiligen Lenkungsschritte eines Dokuments einsehen und belegen, wer es erstellt, wer es geprüft, wer es freigegeben und wer es zur Kenntnis genommen hat. Eingebettet in die weiteren Funktionalitäten der ganzheitlichen Dokumentenmanagement-Software QBD.Net schafft die Dokumentenlenkung somit den Grundstein für ein lebendiges, normenkonformes Dokumentenwesen im Unternehmen.

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